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Por meio do mapeamento de processos, uma empresa pode acompanhar o seu fluxo de trabalho e reconhecer problemas e oportunidades de melhorias. Trata-se de uma ferramenta de recurso visual que permite aos gestores terem uma concepção ampla de todos os passos relacionados a entradas, saídas e ações da companhia.
Conforme os canais especializados, compreender, documentar e elaborar um fluxograma para todas as etapas dos processos de uma instituição são exercícios que permitem o aumento da produtividade e a mensuração de resultados de projetos. Além disso, prever problemas de organização no meio corporativo pode prevenir prejuízos ao fluxo de caixa.
Com a popularização do trabalho home office e híbrido, os mapas de processos também podem ajudar a cultura organizacional à distância. A ferramenta pode ser feita tanto manualmente, com post-its ou planilhas de Excel, quanto a partir de tecnologias, por meio de softwares de gestão, aplicativos e plataformas, criados especificamente para essa finalidade.
Com eles, é possível inserir cada uma das tarefas desenvolvidas de maneira detalhada – e evidenciar suas relações com as demais –, atribuir categorias, manter uma organização conforme o setor, o produto ou o serviço final e delegar responsabilidades.
Como funciona o mapeamento de processos?
Na prática, o mapa – ao permitir que todos os processos da organização sejam visualizados – faz uma relação entre as etapas, as atividades e os objetivos finais que integram o encadeamento do trabalho, organizando-os em ordem cronológica e representando-os graficamente em um documento. Para que esse processo seja estabelecido, é preciso definir todas as atividades que integram o fluxo geral do trabalho.
Dessa forma, a partir do mapeamento, a gestão de processos pode operar com o estabelecimento, a implementação e o acompanhamento dos procedimentos da empresa. Para isso, o desenho gráfico deve ser capaz de responder a perguntas sobre quais são as atividades desenvolvidas, qual a importância de cada uma delas e como se relacionam entre si, quantos recursos humanos e tecnológicos estão envolvidos nas etapas, e em que ordem tudo isso é realizado.
Tipos de mapeamentos de processos mais utilizados
Das mais simples às mais complexas, diversas são as formas de mapear os processos de uma instituição. Dentre os mais utilizados estão o Fluxograma de Processos e o Business Process Model and Notation (BPMN).
Fluxograma de Processos
O fluxograma de processos pode ser usado em diversas empresas, de diferentes áreas. Conforme ressaltado no artigo “Fluxograma de processos como ferramenta tecnológica para a implantação do programa Farmácia Viva”, publicado na Revista Científica Saúde e Tecnologia (Recisatec), com o uso de formas e símbolos, esse recurso representa graficamente o fluxo de trabalho, classificando as atividades por etapas e situando cada processo no todo.
O fluxograma é a representação gráfica que aponta operações, responsáveis e unidades organizacionais envolvidas num processo, apresentando a sequência de um trabalho de maneira analítica.
Sendo assim, como destacado no artigo, entre os objetivos da ferramenta estão ações como “padronizar a representação dos métodos e procedimentos administrativos, facilitar a leitura e o entendimento e facilitar a localização e a identificação de seus aspectos mais importantes”.
BPMN
O Business Process Model and Notation (BPMN) – Modelo e Notação de Processos de Negócio – é uma representação gráfica desenvolvida a partir de ícones que simbolizam o fluxo de processo.
A partir dessa ferramenta, é possível desenhar o mapeamento de processos, num esquema em que cada ícone representa uma etapa do processo de produção.
Segundo a pesquisa “BPMN: Uma introdução ao padrão”, publicada na revista Computer Standards & Interfaces, esse é o padrão para representar graficamente processos que ocorrem em praticamente todo tipo de organização.
A ferramenta é utilizada em tarefas que vão “desde receitas culinárias até o processo de atribuição do Prêmio Nobel, gerenciamento de incidentes, sistemas de votação por e-mail e procedimentos de reserva de viagens”, diz o artigo.
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